Važna karakteristika uspješno implementiranog DMS rješenja jest mogućnost nadogradnje. DMS, kao i ERP sustavi, nije zamišljen da se učestalo mijenja već je zamišljen da raste zajedno s organizacijom, da prati trendove na tržištu, potrebe industrije ali i individualne potrebe korisnika. Svrha DMS-a je olakšati korisnikovu poslovnu svakodnevicu, a ne zakomplicirati ju, stoga je vrlo bitno da je DMS jednostavan i intuitivan za korištenje. Ukratko rečeno, DMS treba povećavati efikasnost unutar organizacije i olakšati organizaciji da dostiže svoje ciljeve.

Promo video

Funkcionalnosti DMS-a

  • Efikasna pretraga i uređivanje dokumenata

    Ušteda vremena jednostavnim pretraživanjem dokumenata putem ključnih riječi ili definiranim indeksnim vrijednostima. Uz informacijske ikone i prozore imate trenutan uvid u status i format dokumenta. Svako uređivanje i izmjena dokumenta jasno su vidljivi čime se osigurava sljedivost i transparentnost.

  • Arhiviranje

    Sigurno pohranjivanje dokumenta u digitalnom obliku koje omogućuje pohranjivanje velike količine dokumentacije. Bilo da je dokumentaciju potrebno čuvati neograničeno ili određeni broj godina, sukladno zakonskim propisima, ona se nalazi na sigurnome mjestu, bez zauzimanja poslovnog prostora i bez straha od uništavanja uslijed nepogoda ili neprikladnog skladištenja. 

  • Integracija

    DMS se vrlo jednostavno povezuje s drugim, postojećim sustavima unutar pojedine organizacije. Najčešće se povezuje s ERP rješenjima te raste s drugim sustavima i organizacijom, prilagođava se potrebama i zahtjevima tržišta i same organizacije. 

  • Digitalizacija dokumenata

    Jednostavan i brz način pretvaranja fizičkih, papirnatih dokumenata u digitalne skeniranjem koje omogućuje automatsko prepoznavanje i razvrstavanje dokumenata te pohranjivanje prema unaprijed definiranim kriterijima i grupama. Izradom predefiniranih obrazaca dokumenata osigurava se standardizacija dokumenata i minimizira mogućnost ljudske pogreške prilikom unosa podataka.

  • Sustav obavijesti/notifikacija

    Odgovorne osobe za pojedine procese ili dokumente dobivaju informacije poput zahtjeva za pregled i odobrenje, istek važenja pojedinog dokumenata i slično. Uz sustav za upravljanje dokumenata nema straha od propusta jer notifikacije dobiva više odgovornih osoba u definiranim vremenskim intervalima, ovisno o individualnim postavkama svakog klijenta.

  • Izvještavanje

    Jednostavna izrada izvještaja u realnom vremenu integracijom sustava za upravljanja dokumentima s rješenjima za analitičko izvještavanje, kao što je Power BI i SQL-a. Pripremanje statističkih izvještaja prema individualnim potrebama i postavljenim indeksnim vrijednostima svakog pojedinog korisnika, dostupna u samo nekoliko klikova.

  • Sigurnost

    Postavljanjem jasnih tijekova procesa unutar organizacije te prava pristupa pojedinim dokumentima putem atributa, osigurava se da određeni dokumenti budu dostupni samo pojedinim djelatnicima ili grupama djelatnika, ovisno o prirodi posla, zahtjevima radnih mjesta i ovlaštenjima. Uz postavke odobravanja pristupa i digitalni potpis vaši dokumenti su sigurni.